Versie: 28 augustus 2025
Inleiding
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden. Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.
Verwerking van persoonsgegevens en doeleinden
Indien wij persoonsgegevens verwerken gebeurt dit conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming en aanpalende wet en regelgeving daaraan stelt.
Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens:
- NAW gegevens
- Contactgegevens zoals e-mailadressen en telefoonnummers
- Gegevens over uw activiteiten op onze website, IP adres, internetbrowser en apparaat type
Doelen van en grondslagen voor de verwerking
In een aantal gevallen verwerken wij persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening. Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiency redenen waarvan wij mogen aannemen dat deze ook in uw belang zijn, zoals:
- Communicatie en informatievoorziening
- Het zo efficiënt mogelijk verlenen van onze dienstverlening
- De verbetering van onze diensten
Bovenstaande betekent dat wij uw persoonsgegevens kunnen gebruiken voor marketingdoeleinden of om u materiaal te sturen met informatie over onze diensten als wij denken dat dit voor u van belang kan zijn. Het kan ook gebeuren dat wij contact met u opnemen om feedback te vragen over verleende diensten of voor markt en ander onderzoek.
In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat wij u daar expliciet toestemming voor vragen. Indien wij persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming ooit voor andere of aanvullende doelen willen verwerken, zullen wij u daarvoor opnieuw toestemming vragen.
Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, waar nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.
Verstrekking aan derden
In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld wanneer deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken die wij niet in huis hebben. Dit kunnen verwerkers of subverwerkers zijn die op basis van onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Andere derden die strikt genomen geen verwerker zijn maar wel inzage kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van online software en adviseurs wiens advies wij inwinnen betreffende uw opdracht.
Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot persoonsgegevens of deze zelf vastleggen of anderszins bewerken, zullen wij met die derden schriftelijk overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG naleven. Wij schakelen uitsluitend derden in van wie wij redelijkerwijs mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en de AVG naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens uitsluitend mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.
Het kan ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting.
Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële of goede doelen zonder uw expliciete toestemming.
Bewaartermijnen
Wij verwerken uw persoonsgegevens niet langer dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt zoals omschreven bij de doelen en grondslagen. Dit betekent dat uw persoonsgegevens worden bewaard zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer worden bewaard, veelal zeven jaren, omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten zoals de fiscale bewaarplicht of aan voorschriften vanuit onze beroepsvereniging.
Beveiliging
Wij hebben voor de bescherming van persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover deze in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante maatregelen.
Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij voldoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u dit wenst lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van persoonsgegevens hebben vormgegeven.
Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u hebben, voor zover dit niet in strijd komt met wettelijke verplichtingen. Verder kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.
Incidenten met persoonsgegevens
Als er sprake is van een incident met persoonsgegevens, een datalek, dan stellen wij u behoudens zwaarwegende redenen onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer. Wij streven ernaar dit te doen binnen achtenveertig uur nadat wij het datalek hebben ontdekt of daarover door onze verwerkers of subverwerkers zijn geïnformeerd.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover contact met ons op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacy.
Verwerking binnen de EER
Wij verwerken persoonsgegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken maakt. Een uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website of social media pagina’s zoals Facebook en LinkedIn in kaart willen brengen, bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens kunnen door derden buiten de EU worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn EU VS Privacy Shield gecertificeerd en moeten zich houden aan de Europese privacyregelgeving. Het betreft hierbij slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP adres.
Wijzigingen
Ons privacybeleid kan worden gewijzigd. De meest recente versie van deze privacyverklaring is van toepassing en is te vinden op onze website.
Tot slot
Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacybeleid. Heeft u vragen over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan horen wij dat graag. Eerste aanspreekpunt voor privacyaspecten binnen onze organisatie is Jenny de Boer via jennyde_boer@hotmail.com.
Valens Advocaten en Mediators